人は職場にいますが、上手に応対しますか？

忙しい職場を駆け回ると、毎日同じ「仕事」をしています。それは、質問に答えます。

これらの問題は上司、同僚、部下または取引先から来ています。一部の人は問題に直面して、慌てふためいてしまいます。「メールで問題を解くのが好きです。この時は筋がはっきりしていて、根拠があります。ユーモアさえも楽です。」暁晴は「毎週の市場発表会で、皆さんの質問に対して、特に上司の質問に対して、私はいつも表現がよくないです。往々にして発言が終わったら、私はまた心の中にいて、もう一度言語を整理して、先ほどの問題に答えます。この時の私はいつも自分で言います。もう一度答えてくれれば、もっと上手に話せます。しかし、その時はあいまいに話していました。がっかりしました。」

クイズは最も基本的なコミュニケーションです。職場中日感情の疎通の重要な一環。一つの失敗の答えはあなたの魅力を減点させるだけでなく、仕事の損失をもたらします。質問に答えるにはテクニックが必要ですか？「もちろん」日本コミュニケーション学の専門家、桜井弘さんと内山辰美さんは長期的な研究を通して、「質問に答える技術は生まれながらの能力ではないということを発見しました。スキルを身につけることで、上手な応答者になれるのです。

返事が早い人もいれば、素早い人もいるようです。しかし、多くの場合、私たちは答えが違っています。相手の真意がはっきりしていないからです。上司が馬佳に「最近仕事で何か問題がありましたか？」社長は霧のような顔をしていました。「プロジェクトの進捗を知りたいだけです。あなたがどんな困難に出会うかを見てみたいです。」

質問の内容を確定することが答えの鍵です。この時、聞き返すということは、「あなたの意味は……」「あなたが知りたいのは…」これはあなたに思考を整理する時間があるだけではなくて、その上も相手にあなたが厳格で落ち着いている人だと感じさせることができます。さもなくば、半分を知っていてと滔々としゃべって、結局あなたが長い間話したのかもしれませんが、全くアイデアになっていません。社長が辛抱強い限りの人なら、自分を表現してください。機会多くないです。

質問に答えます。特に上司の質問は簡潔で明確にして、最も重要なものを選んでください。「らしい」「たぶん」という言葉は使わないようにしましょう。命が惜しくて、ある人はほとんどこのような語彙を口癖にしました。なぜサンプルが時間通りに出てこなかったのですか？はずです一昨日はメーカーと溝を通過しました。製品はこんなに短い工期で作られたことがないので。私たちが予約した時間より少し遅くなりました。」もし社長が黙っていたら、耳を立てて聞いていると思わないでください。彼はもうこのような曖昧さに怒っています。

簡単明瞭にするには二つがあります。テクニック一つは短文を多く使います。二つは結論を先に言ってから推測します。「一昨日はメーカーと相談しました。主に二つの原因があります。一つはサンプルの工期です。二つはサンプルを確認する基準です。工期は二週間だけでとても緊張しています。事前に見積もっていた納期は十分ではないです。キャンディがそう言ったら、もっといいですか？

私たちが質問されたら、具体的な答えを出せば、相手にあなたのコミュニケーション態度がより積極的に感じられます。同僚は真剣に康亮さんに聞いてみました。「英語の会話の授業で何回勉強したと聞きましたが、効果はどうですか？」このような答えは聞こえはいいですが、相手に感じさせます。康亮はこの問題でもっと交流したくないです。もし康亮が「8回行ったことがあります。週に1回、全部で24週間かかります。積極的に電話して、外国人の先生と簡単に交流できます。答えの効果は大きく変わります。

具体的に質問に答えられる「三点法」を試してみてください。例えば、年末の人事担当者が上司の評価について話してください。「仕事の能力」「リーダーシップのスタイル」「人柄の特徴」の三つの面から答えられます。「三点法」の利点は、内容が多くないことです。重要な内容を迅速に組織し、相手に分かりやすくすることができます。特に発散的で定説のない「漠然とした質問」には、「仕事の状況」「チームイメージ」など、具体的な回答が多いことがわかります。

表現が下手であるか、あるいは何かを心配しているので、質問者は自分の本当の考えを問題の背後に隠しています。この場合は、応答者が高度なコミュニケーションスキルを備え、質問者の真意を鋭く読み取る必要があります。これは全く不可能ではないです。質問者をよく観察してください。研究によると、言語伝達の情報はすべての情報の7%だけを占め、態度、表情、動作などの視覚情報は55%以上を占めている。ですから、会話の中の非言語情報を活用して、いつも「より誠実」に相手の意図を理解させます。